Anmelde- und Teilnahmebedingungen der Herzraum Retreats

(Juli 2026)

Unsere Retreats sind geschützte Räume für Selbsterfahrung, Bewusstseinsarbeit und persönliche Entwicklung. Damit dieser Rahmen klar, transparent und verlässlich ist, findest du hier unsere Teilnahmebedingungen.

1. Veranstalter und Vertragsgegenstand

Veranstalter ist Hinnerk Schichta, Herzraum-Retreats, Lützowstr. 6, 50674 Köln (nachfolgend „Veranstalter“).

Vertragsgegenstand ist ausschließlich die Durchführung des gebuchten Retreats als Seminar- und Selbsterfahrungsangebot (Gruppenprozesse, Integrationsarbeit, Coaching-Elemente, Unterbringung und Verpflegung, soweit ausgeschrieben).

Im Rahmen einzelner Retreats können traditionelle rituelle Elemente Bestandteil des Programms sein. Es findet kein Verkauf von Substanzen statt; diese sind nicht Vertragsgegenstand und werden weder beworben noch vertrieben. Die Teilnahme an allen Programmpunkten ist freiwillig; jeder Programmpunkt kann ohne Angabe von Gründen ausgelassen werden, ohne dass sich der Teilnahmebeitrag ändert.

2. Anmeldung und Vertragsschluss

Der Vertrag kommt zustande, wenn (a) die Anmeldung vollständig übermittelt wurde, (b) der Veranstalter die Teilnahme in Textform (E-Mail genügt) bestätigt und (c) die Anzahlung eingegangen ist. Erst mit Eingang der Anzahlung ist der Platz verbindlich reserviert.

Voraussetzung für die Teilnahme sind außerdem der vollständig ausgefüllte Gesundheits-/Klarheitsfragebogen sowie die vor Ort zu unterzeichnende Selbstverantwortlichkeitserklärung.

3. Preise und Zahlung

Es gelten die zum Zeitpunkt der Anmeldung ausgeschriebenen Preise (Website bzw. Anmeldebestätigung). Die Anzahlung beträgt 30 % des Retreat-Preises, kaufmännisch auf volle 100 € gerundet; der genaue Betrag wird in der Anmeldebestätigung genannt.

Der Restbetrag ist spätestens 4 Wochen vor Retreat-Beginn fällig (maßgeblich: Zahlungseingang). Ratenzahlung ist nach individueller Vereinbarung in Textform möglich; die vereinbarten Fälligkeiten gelten dann anstelle des Satzes 1.

Geht der Restbetrag nicht fristgerecht ein, kann der Veranstalter nach erfolgloser Nachfrist von 5 Tagen vom Vertrag zurücktreten und den Platz neu vergeben. In diesem Fall gilt die Stornoregelung in Ziffer 5 entsprechend.

Portugal-Retreat – Besonderheit: Im ausgeschriebenen Gesamtbeitrag sind Unterkunft im Dreibettzimmer und Verpflegung (zusammen 750 €) enthalten, die direkt vor Ort an das Seminarhaus gezahlt werden; an den Veranstalter ist entsprechend nur der um 750 € verminderte Betrag zu zahlen. Zwei- und Einzelzimmer sind gegen Aufpreis nach Verfügbarkeit möglich (Zahlung ebenfalls direkt an das Haus; insgesamt max. 5 Einzel-/Zweibettzimmer). Bei den übrigen Retreats gilt: Einzelzimmer 50 €/Nacht, Doppelzimmer 30 €/Nacht Aufpreis, nach Verfügbarkeit.

4. Widerrufsrecht

Ein gesetzliches Widerrufsrecht für Fernabsatzverträge besteht nicht, da es sich um eine Dienstleistung im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen handelt, für deren Erbringung ein spezifischer Termin bzw. Zeitraum vorgesehen ist (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). Unabhängig davon gelten die fairen Rücktrittsregeln in Ziffer 5.

5. Rücktritt durch Teilnehmende (Storno)

Ein Rücktritt ist jederzeit in Textform (E-Mail genügt) möglich. Als pauschalierter Aufwendungs- und Ausfallersatz gelten:

• bis 6 Wochen vor Beginn: die Anzahlung (30 %)
• 6 bis 4 Wochen vor Beginn: 50 % des Teilnahmebeitrags
• weniger als 4 Wochen vor Beginn oder Nichterscheinen: 90 % des Teilnahmebeitrags

Dabei gilt immer:

1. Nachweisvorbehalt: Den Teilnehmenden bleibt der Nachweis unbenommen, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist; dann ist nur dieser zu ersetzen.
2. Neubesetzung: Kann der Platz neu vergeben werden (z. B. über die Warteliste), werden alle Zahlungen abzüglich der Anzahlung erstattet.
3. Ersatzperson: Teilnehmende können bis Retreat-Beginn eine geeignete Ersatzperson stellen. Der Veranstalter kann der Ersatzperson nur widersprechen, wenn gesundheitliche Gründe entgegenstehen oder die Teilnahmevoraussetzungen (Ziffer 7) nicht erfüllt sind; in diesem Fall gelten die Ziffern 1–2. Bei wirksamer Ersatzstellung fällt nur eine Umbuchungspauschale von 50 € an.

Wir empfehlen den Abschluss einer Seminar-Rücktrittsversicherung.

6. Absage und Änderungen durch den Veranstalter

Der Veranstalter kann das Retreat absagen, wenn (a) die Mindestteilnehmerzahl von 6 Personen nicht erreicht wird – Absage in diesem Fall spätestens 14 Tage vor Beginn –, (b) die Durchführung wegen Erkrankung der Leitung trotz Bemühens um Ersatz nicht möglich ist oder (c) höhere Gewalt bzw. behördliche Anordnungen entgegenstehen.

Im Fall der Absage werden alle geleisteten Zahlungen unverzüglich und vollständig erstattet; alternativ kann ein Ersatztermin angeboten werden, dessen Annahme freiwillig ist. Weitergehende Ansprüche (z. B. Anreisekosten) bestehen nicht, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Veranstalters.

Unwesentliche Programm- oder Teamänderungen, die den Gesamtcharakter des Retreats nicht verändern, bleiben vorbehalten.

7. Gesundheit, Eigenverantwortung und Teilnahmevoraussetzungen

Die Teilnahme erfolgt freiwillig und eigenverantwortlich. Unsere Retreats sind keine medizinische oder psychotherapeutische Behandlung und ersetzen eine solche nicht; sie dienen der Selbsterfahrung und persönlichen Entwicklung.

Teilnehmende sind verpflichtet, gesundheitliche und psychische Vorerkrankungen, laufende Behandlungen und Medikamente vor dem Retreat vollständig und wahrheitsgemäß anzugeben (Klarheitsfragebogen) und relevante Änderungen bis zum Retreat mitzuteilen. Medikamente dürfen niemals eigenmächtig abgesetzt oder verändert werden – ausschließlich in Absprache mit den behandelnden Ärzt:innen.

Eine etwaige Rücksprache mit unserem ärztlichen Berater dient allein der Einschätzung der Eignung für das Retreat-Setting und ist keine Diagnose oder Behandlung. Bei akuten psychischen Krisen, schweren Erkrankungen, Anreise unter Einfluss berauschender Mittel oder einer Gefährdung für sich oder andere kann die Teilnahme abgelehnt oder beendet werden.

8. Ausschluss und vorzeitiger Abbruch

Der Veranstalter kann Teilnehmende ausschließen, wenn sie sich oder andere gefährden, Anweisungen des Teams wiederholt missachten, den Gruppenprozess nachhaltig stören oder ihre Angaben nach Ziffer 7 unvollständig oder unrichtig waren. In diesen Fällen sowie bei eigenständiger vorzeitiger Abreise besteht kein Anspruch auf Erstattung für nicht in Anspruch genommene Leistungen; Ziffer 5 Nr. 1–2 gilt entsprechend.

9. Vertraulichkeit und Aufnahmen

Alles, was andere Teilnehmende im Retreat von sich zeigen oder teilen, ist vertraulich und wird nicht nach außen getragen. Foto-, Video- und Tonaufnahmen sind während des Retreats nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Teams und aller abgebildeten Personen erlaubt.

10. Haftung

Der Veranstalter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Veranstalter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Teilnehmenden regelmäßig vertrauen dürfen), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

11. Datenschutz

Es gilt unsere Datenschutzerklärung (herzraum-retreats.de). Deine Kontakt- und Rechnungsdaten verarbeiten wir zur Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Deine Gesundheitsangaben (aus dem Klarheits-Fragebogen und aus Gesprächen) gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Wir verarbeiten sie ausschließlich zur sicheren Vorbereitung und Begleitung deines Retreats und nur auf Grundlage deiner ausdrücklichen, gesonderten Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung erteilst du separat im Klarheits-Fragebogen als eigene Checkbox – sie ist nicht Bestandteil dieser AGB und wird nicht mit ihnen gebündelt. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich (info@herzraum-retreats.de); der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

Löschfrist: Deine gesundheitsbezogenen Angaben werden spätestens 2 Jahre nach Retreat-Ende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zugriff auf diese Angaben hat ausschließlich die Retreat-Leitung; dem begleitenden Team werden nur die für die sichere Begleitung nötigen, reduzierten Hinweise zugänglich gemacht.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.