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Erstgespräch buchen
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Datenschutzerklärung

Stand: 16. September 2026

Wir freuen uns über dein Interesse an Herzraum Retreats. Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns wichtig – gerade weil du uns bei einer Anfrage oder Anmeldung sehr persönliche Dinge anvertraust. Hier erfährst du, welche Daten wir wann und wozu verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und welche Rechte du hast. Grundlage ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Hinnerk Schichta – Herzraum Retreats
Lützowstr. 6
50674 Köln
Telefon: 0177 1679812
E-Mail: info@herzraum-retreats.de

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst – zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Angaben, die du uns in einem Formular machst.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten deine Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage das erlaubt: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Besondere Kategorien personenbezogener Daten – etwa Angaben zu deiner Gesundheit – verarbeiten wir ausschließlich mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Speicherdauer

Wir speichern deine Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen (z. B. handels- und steuerrechtlich sechs bzw. zehn Jahre für Rechnungen und Geschäftskorrespondenz). Danach werden die Daten gelöscht.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Du erkennst sie am Schloss-Symbol in der Browserzeile und am „https://“ in der Adresse. Daten, die du uns über die Website übermittelst, können so nicht von Dritten mitgelesen werden.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland gehostet. Beim Aufruf der Website erfasst der Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen dem sicheren und stabilen Betrieb der Website.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien und sicheren Darstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit IONOS haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von IONOS.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies – kleine Textdateien, die dein Browser speichert. Technisch notwendige Cookies (z. B. zum Speichern deiner Cookie-Einstellungen oder für den Login in den Adminbereich) setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und unserem berechtigten Interesse an einem funktionierenden Webangebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Alle anderen Cookies und externen Inhalte (etwa YouTube-Videos) laden wir erst, wenn du im Cookie-Banner eingewilligt hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Zur Verwaltung deiner Einwilligung setzen wir das WordPress-Plugin Complianz ein. Es speichert deine Auswahl in einem Cookie in deinem Browser; eine Übermittlung an den Anbieter findet dabei nicht statt. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen. Du kannst Cookies außerdem in deinem Browser blockieren oder löschen; einzelne Funktionen der Website stehen dann möglicherweise nicht mehr zur Verfügung.

Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Tracker (z. B. Google Analytics, Meta-Pixel) auf dieser Website ein.

5. Kontakt- und Anfrageformulare

Erstkontakt-Formular

Wenn du uns über das Erstkontakt-Formular schreibst, verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst: Name, E-Mail-Adresse, WhatsApp-/Telefonnummer, dein Interesse (z. B. Retreat, Kambô, Konzert), deine bisherige Erfahrung und dein Anliegen. Wir nutzen diese Daten, um deine Anfrage zu beantworten, ein Erstgespräch mit dir zu vereinbaren und dich zu einem passenden Angebot zu beraten.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags auf deine Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn du im Formular das Kästchen für den Newsletter anhakst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse zusätzlich auf Grundlage deiner Einwilligung (siehe Abschnitt 7).

Klarheitsfragebogen (Vorbereitung auf ein Retreat)

Vor einer Teilnahme an einem Retreat oder einer Kambô-Sitzung bitten wir dich, unseren Klarheitsfragebogen auszufüllen. Darin fragen wir neben Kontaktdaten auch nach deiner Motivation und Intention, nach deiner Vorerfahrung sowie nach Angaben zu deiner körperlichen und seelischen Gesundheit, zu Medikamenten und früheren Behandlungen. Diese Angaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) im Sinne von Art. 9 DSGVO.

Wir verarbeiten sie ausschließlich, um deine Sicherheit bei der Teilnahme einzuschätzen, mögliche Kontraindikationen zu erkennen, dich individuell vorzubereiten und zu begleiten – und nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du beim Absenden des Fragebogens erteilst. Zugriff haben nur Hinnerk Schichta und die für das jeweilige Retreat zuständigen Teammitglieder sowie – zur medizinischen Einschätzung – unser ärztlicher Berater; alle sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (E-Mail an info@herzraum-retreats.de). Die Angaben werden nach Abschluss des Retreats und der Nachbetreuung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Technische Umsetzung der Formulare

Die Formulare betreiben wir mit dem WordPress-Plugin WPForms auf unserem eigenen Server bei IONOS. Deine Eingaben werden an unsere E-Mail-Adresse info@herzraum-retreats.de übermittelt und in unserer Kundendatenbank gespeichert (siehe Abschnitt 6). Sie werden nicht an Dritte weitergegeben, außer an die dort genannten Auftragsverarbeiter.

6. Kundenverwaltung und Automatisierung (Airtable, Make, lexoffice)

Für die Verwaltung von Anfragen, Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Vorbereitungs- und Nachbereitungsmails sowie Rechnungen nutzen wir folgende Dienste als Auftragsverarbeiter:

  • Airtable (Airtable Inc., 799 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA) als Kundendatenbank. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzhinweise von Airtable
  • Make (Celonis, s.r.o., Křižíkova 148/34, 186 00 Prag 8, Tschechien) zur automatisierten Weiterleitung von Formulareingaben in unsere Datenbank und zum Versand von Bestätigungs- und Vorbereitungsmails; die Verarbeitung findet auf Servern in der EU statt. Datenschutzhinweise von Make
  • lexoffice (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg) zur Rechnungsstellung und Buchhaltung. Datenschutzhinweise von Lexware

Mit allen genannten Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei Rechnungsdaten zusätzlich die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Newsletter (Brevo)

Wenn du unseren Newsletter abonnierst – über das Formular im Footer oder das Kästchen im Erstkontakt-Formular – verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und, falls angegeben, deinen Namen, um dir Termine, Neuigkeiten und Einladungen von Herzraum Retreats zu schicken. Die Anmeldung läuft im Double-Opt-in-Verfahren: Du erhältst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst mit dem Klick darauf ist die Anmeldung wirksam. Wir protokollieren die Anmeldung (Zeitpunkt, IP-Adresse), um die Einwilligung nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit widerrufen – über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an info@herzraum-retreats.de. Nach der Abmeldung löschen wir deine Adresse aus dem Verteiler.

Für den Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin). Brevo wertet aus, ob Newsletter geöffnet und Links angeklickt werden, damit wir unsere Inhalte verbessern können. Die Daten werden auf Servern in der EU verarbeitet; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Datenschutzhinweise von Brevo

8. Terminbuchung für ein Erstgespräch (Brevo Meetings)

Über den Button „Erstgespräch buchen“ gelangst du auf eine Buchungsseite von Brevo Meetings (meet.brevo.com, Sendinblue GmbH, Berlin). Dort gibst du Name, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer ein und wählst einen Termin. Diese Daten nutzen wir, um das Gespräch mit dir durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Seite von Brevo öffnet sich in einem neuen Fenster; für sie gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Brevo.

9. Kontakt per E-Mail, Telefon, WhatsApp und Signal

Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder über einen Messenger schreibst, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt deiner Nachricht), um deine Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir speichern die Korrespondenz, solange sie für die Betreuung nötig ist bzw. Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wenn du uns über WhatsApp kontaktierst, werden Daten über die Server von WhatsApp Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) übertragen. WhatsApp erhält dabei u. a. deine Telefonnummer und Metadaten der Kommunikation. Bitte beachte, dass wir auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp keinen Einfluss haben. Für die Organisation einzelner Retreats bieten wir zudem eine freiwillige Signal-Gruppe der Teilnehmenden an (Signal Messenger LLC, USA; Ende-zu-Ende-verschlüsselt). Der Beitritt ist freiwillig; deine Telefonnummer ist dort für die anderen Gruppenmitglieder sichtbar.

10. YouTube-Videos

Auf einigen Seiten binden wir Videos von YouTube ein (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Videos werden erst geladen, wenn du im Cookie-Banner oder direkt am Video eingewilligt hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wo möglich nutzen wir den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com), bei dem YouTube nach eigenen Angaben keine Informationen über Besucher speichert, bevor das Video abgespielt wird. Beim Abspielen kann YouTube Cookies setzen und Daten – auch in die USA – übertragen; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Datenschutzerklärung von Google

11. Schriften und externe Inhalte

Die auf dieser Website verwendeten Schriften (Montserrat, Kaushan Script) sind lokal auf unserem Server gespeichert. Es findet keine Verbindung zu Google-Fonts-Servern statt. Wir binden keine Karten-Dienste und keine Social-Media-Plugins ein; die Links zu Instagram, Facebook und WhatsApp im Footer sind einfache Verlinkungen, bei deren Klick du die jeweilige Plattform mit ihren eigenen Datenschutzbestimmungen aufrufst.

12. Sicherheit der Website (Wordfence)

Zum Schutz der Website vor Angriffen und Schadsoftware setzen wir das Sicherheits-Plugin Wordfence (Defiant Inc., 800 5th Ave Ste 4100, Seattle, WA 98104, USA) ein. Wordfence verarbeitet die IP-Adresse und technische Angaben zu Zugriffen, um Angriffe zu erkennen und zu blockieren; dazu kann ein Abgleich mit den Servern des Anbieters erfolgen (u. a. zur Prüfung, ob eine IP-Adresse als schädlich bekannt ist). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit dabei Daten in die USA übertragen werden, stützt sich dies auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln. Datenschutzhinweise von Wordfence

13. Anmeldung, Vertrag und Zahlung

Wenn du dich für ein Retreat, ein Konzert, eine Kambô-Sitzung oder ein Coaching anmeldest, verarbeiten wir die dafür nötigen Daten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, gebuchtes Angebot, Zahlungsinformationen (Banküberweisung) sowie den Schriftverkehr rund um deine Buchung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen und Buchungsunterlagen bewahren wir nach den steuerrechtlichen Vorgaben zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zahlungen laufen über unsere Bank; wir speichern keine Kreditkartendaten.

Organisatorische Informationen zu deinem Retreat (Anreise, Ablauf, Packliste) stellen wir auf einer nicht öffentlich verlinkten Infoseite bereit und schicken dir den Link per E-Mail. Diese Seiten sind für Suchmaschinen gesperrt.

14. Empfänger und Weitergabe

Deine Daten geben wir nur weiter, wenn es für die Durchführung des Vertrags nötig ist (z. B. an das Team eines Retreats oder das Seminarhaus für die Zimmerbelegung – dabei nur die dafür nötigen Angaben), wenn du eingewilligt hast oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auftragsverarbeiter (Hosting, Datenbank, Newsletter, Buchhaltung) sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden. Ein Verkauf deiner Daten findet nicht statt.

15. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – welche Daten wir über dich speichern;
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten;
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft;
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben.

Schreib uns dafür einfach an info@herzraum-retreats.de. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Abläufe oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.